En definitiva, los cambios que estamos viviendo actualmente llegaron para quedarse. La disrupción les ha mostrado a las industrias que invertir en nuevas soluciones tecnológicas no solo puede representar un salvavidas para muchas empresas, también es una decisión estratégica que ayudará a elevar el nivel de productividad y competitividad.
A continuación, abordaremos la importancia de la renovación tecnológica en Salas de Juntas y Salas de Consejo, pues antes se pensaba que el diseño y equipamiento de estos sitios era un asunto exclusivo de las grandes compañías internacionales, pero hoy cualquier tipo de empresa institucionalizada debe invertir en la instalación de nuevas herramientas de comunicación, conectividad y automatización en estos espacios dedicados a las reuniones importantes y la toma de decisiones.
#1: Las tendencias que se están dando a conocer
De acuerdo con Gartner, para el año 2024 las reuniones presenciales únicamente representarán el 25% de todas las reuniones empresariales. Esto significa que habrá un aumento en la necesidad de conectividad a distancia para poder culminar proyectos importantes. Tener una infraestructura adecuada y un ancho de banda de alto rendimiento, se están convirtiendo en una prioridad con el fin de mantener videollamadas de larga duración y entablar comunicación por distintas plataformas o aplicaciones durante toda la jornada laboral. Recordemos que la conectividad no solo implica involucrar en una reunión a aquellos colaboradores que trabajan desde casa, también es habilitar la posibilidad de tener una conferencia ejecutiva con clientes que pueden encontrarse en distintas partes del mundo.
#2: Se trata de una buena decisión a futuro
Si bien en el apartado anterior mencionamos que las reuniones a distancia continuarán como una tendencia en gran parte de las organizaciones, establecer modelos de trabajo híbrido se está volviendo algo común en muchas empresas que poco a poco se encuentran regresando a la normalidad post pandemia. Aunque la colaboración vía remota ha traído muchos beneficios, lo cierto es que no puede suplir el nivel de comunicación y participación asertiva que la productividad presencial ofrece. Es por eso que muchas corporaciones están renovando sus salas de reuniones y salas de consejo con equipos totalmente nuevos, creando espacios más inteligentes donde la productividad es respaldada en todo momento por las nuevas tecnologías, pues hoy en día el tiempo es considerado un recurso irreparable y aumentar el nivel de operación es vital para cualquier tipo de empresa, sin importar sus circunstancias. También es importante mencionar que invertir en herramientas flexibles y escalables es una manera de estar preparados para cualquier nuevo desafío de negocio que podría presentarse de manera inesperada.
#3: Cuestión de espacios
No importa el tamaño, su tiempo de existencia ni la industria a la que pertenece, cualquier empresa debe tener más de una Sala de Juntas para poder reunir al personal en sesiones productivas que ayuden a definir la trayectoria del negocio. Estos recintos pueden tener una capacidad para cuatro o seis personas y requieren de herramientas como pantallas LED, proyectores, pizarras inteligentes, contactos y adaptadores para entradas HDMI, bocinas y teléfonos con altavoces para poder llevar a cabo reuniones más eficientes.
Por otro lado, las Salas de Consejo suelen ser ocupadas por altos ejecutivos, directores de empresas, vicepresidentes o los jefes de gobierno de una región. Su amplitud es bastante notoria en comparación con las salas de juntas, pues están acondicionadas para 30 personas o más. Las actividades que se llevan a cabo en estos espacios pueden requerir herramientas como pantallas LED de distintos tamaños o videowalls, micrófonos instalados en cada uno de los lugares, tablets, sistemas de iluminación, bocinas colocadas estratégicamente, control automático de la temperatura y equipo para realizar traducción instantánea. Aunque las salas de consejo solamente tienen una presencia del 10% en los ambientes corporativos, su equipamiento necesita una inversión bastante mayor en comparación con la mayoría de las salas de juntas. Y en términos de Audio y Video profesional, estos espacios son una parte muy importante de todo el mercado emergente de la productividad empresarial.
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#4: La cultura laboral multifuncional
De acuerdo con la filosofía Smart Working, uno de los pilares principales para mejorar la calidad de vida de los colaboradores es poder brindarles la tecnología que les ayudará a hacer mejor sus actividades. Las reuniones de trabajo deben ser más planificadas y mejor organizadas. Para cumplir con ese objetivo, las nuevas soluciones tecnológicas pueden ser un habilitador al aportar mayor dinamismo en las salas de reuniones, brindando la posibilidad de que cualquier participante pueda tomar la batuta de una junta y utilizar diversas herramientas sin ser un experto en tecnología.
Por último, es bueno mencionar que las salas de reuniones también son un espacio eficiente en la labor de recibir al nuevo talento que necesita capacitación o cualquier inducción que ayude a conocer más a fondo los valores y la cultura de la organización.
#5: Más automatización y control
Otro de los beneficios de modernizar las salas de reuniones o de consejo, es que el personal puede tomar el control de todos los recursos de la sala a través de un software integral que ayude a habilitar el encendido de equipos, las entradas que están listas para conectar cualquier dispositivo, el nivel de iluminación de la sala, el volumen de las bocinas o la temperatura del recinto. Así es posible dejar atrás el uso de controles para proyectores o aire acondicionado, extensiones y adaptadores que antes se solicitaban por separado, para ahora poder tener todo en un solo lugar y gestionarlo a través de una tablet. De esta manera no solamente se evita el extravío del equipo de la empresa; también se disminuye el tiempo perdido en cualquier reunión importante.
Pero esto no es todo, la automatización y el control de recursos también brindan la posibilidad de saber de manera inmediata, a través del software o aplicación, si algún equipo o dispositivo no está funcionando de la manera correcta y dar solución antes de iniciar cualquier reunión.
Como puedes darte cuenta, el equipamiento y modernización de salas de reuniones y salas de consejo son labores imprescindibles en el proceso de mejorar el rendimiento, así como la rentabilidad de cualquier organización, ya sea del sector público o privado.
¡Esperamos que este contenido haya sido muy útil para ti!
